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FMS财务管理系统:质保金与预付款
发布时间:2019-11-30

在FMS财务管理系统中,如何对质保金和预付款进行管理,笔者做了详细的业务流程拆解。

上一篇主要说了财务应收管理,有一些朋友留言提出了很多建议,在这里必须谢谢。

关于应收分为ToC与ToB两部分,每一部分都与前端业务系统息息相关,如:订单流转、支付流水、第三方公司对接;销售合同、赊销对账、销账、结算等。

本人计划是先按业务流程把主要模块介绍完成后,有了宏观整体的概念认识再继续深耕细作,希望有缘看到此文章的人能够持续关注,谢谢!

本篇将说一下质保金与预付款的管理,因为在接下来的应付结算中会涉及此部分。

一、质保金管理

质保金:

即质量保证金,是收取供货商或平台商家的款项,用以约束供应商或平台商家的一个条件,以确保产品的质量、资质符合国家相关标准。

质保金收取与返还流程如下图:

1. 合同管理

是否收取质保金,收取多少?

这是需要在与供货商或平台商家签订合同时就要明确的,所以质保金的管理与SCM中的合同管理模块是要关联在一起的(此部分可以看一下《电商系统之合同管理》部分)。

录入合同后,如果需要支付质保金,则系统会自动创建一张“质取金收取单”状态为“待收款”; 单据推送到“供应商&商家管理平台”,当供应商已经付款后,上传收款凭证; 财务根据实际到账提醒,审核质保金收取单并更改状态为“已收款”; 审核合同为生效,开始后续业务工作。

在上面的流程图上,没有体现出“供应商&商家管理平台”,后续会单独写一篇关于此系统的相关功能介绍。

2. 质保金收取

质保金收取单来源:

手动录入、系统创建(上面合同部分有介绍)

收款单:

类型为“质保金”,为了方财务审核和数据统一,质保金收取单实际上是“收款单”的一种类型。

收款凭证,有两种方式:

财务同事在收款后在FMS财务管理系统中上传收款凭证; 供应商上通过供应商管理平台收传收款凭证,来实现数据共享与同步。

质保金收取单关键字段:

供应商或商家编号、合同编号、应收质保金金额、收款凭证、收款状态、收款日期等。

这里简单说一下系统存储上如何设计:

首先,应该有一个质保金资金池即质保金主表,包括供应商或平台商家编号、合同编号、质保金金额、已冲销金额、质保金余额等关键字段。

其次,每笔质保金的增加或减少都应该有流水记录类似于日记表。主要字段有操作时间、增减金额、来源单号、类型(加或减)、供应商或平台商家编码、合同编码等

质保金收取单,有两种场景:

合同签订时需要收取质保金,即上面描述的(可以手动创建也可以在创建合同时系统创建); 当质保金因为产品出现质量或其他扣款行为,已经扣除了部分质保金,为了后续继续合同需要供应商或平台商户再次付款给我司。

3. 质保金返还

收取质保金就应该有返还质保金的操作。

场景:

供应商或平台商户终止合作,需要返还质保金给供应商或平台商户。

返还方式:

通过货款抵扣的方式(账扣),在结算时即其他应付款; 直接录入质保金付款单(生成付款单)付款给供应商或商户。

4. 质保金扣款

由于质量问题或其他问题,根据合同需要扣减供应商或平台商家的质保金,此时可以通过录入费用单据的方式冲销质保金余额(上面流程中没有体现,如下图)。

质保金余额控制:

在上图中(见红色部分),有一部分限制了质保金余额必须是大于等20%(可以根据合同调整)

为什么需要这样设计?

质保金发生扣款后的余额可能不足以约束供应商或平台商家,使得我司的风险加大,此时需要采取以下方案进行:

向供应商或平台商户继续收取质保金,当余额低于风控线时要及时提醒商家; 当余额低于风控线最低值时,商品将不能进采购进货或售卖(需要及时下架商品)。

此部分还是需要根据业务场景详细设计,这里只是简单的一个例子。

二、预付款管理

预付款:

企业根据购销合同提前预付给供应商的货款款项,由于预付款占用公司现金流,原则上尽量避免采用预付款结算方式。使用预付款支付时,要控制预支付比例(金额),此部分应该在合同中有明确的规定。

1. 预付款正向流程

我们仍然先看下流程图。

1)合同管理

是否支持预付款的结算方式,需要在合同中有明确的规定。在一般的公司中采购、销售部门都比较强势。所以,在签订相关合同时都希望灵活,但财务作为公司的合规保障部门,需要制定出合理的、严格的流程来限制业务,以便减少公司风险。

所以在SCM系统的合同管理模块中要有关于预付款的相关条款(是否支持预付款、支付比例)。

支付比例不应高于采购金额的50%,这是上限,但具体要看公司实际业务情况。

2)采购管理

合同中如果支持预付款,则可以创建预付款采购单,录入采购单后,需要自动计算出预付款金额(根据预付款支付比例给出预付款金额),具体的交互可以自行设计。 预付款支付单创建后,需要生成付款单,由财务进行审批并付款给供应商,然后采购单可以向下流转。 关于预付款采购单的审批流程需要考虑预付款是否已经付款的节点。

3)预付款管理

预付款信息的数据库存储设计可以参照质保金,即预付款主表,预付款明细表。

主表关键字段:供应商编码、合同编号、预付款余额等; 明细表字段:记录增加或减少的流水记录。

4)结算

预付款最终需要体现在结算单中(这里设计是货款抵扣的费用单据),因为当采购单完成后,只需支付剩余货款即可,所以在结算单中需要有使用预付款抵扣的金额,此部分后续在结算单中会详细说明。

关于预付款的冲销逻辑见下面的流程。

2. 预付款冲销流程

1)预付款金额增加

通过预付款支付单>付款单增加预付款余额。

2)预付款冲销

场景一:当采购入库后需要与供应商结算时,需要冲抵货款。那么预付款如何冲销呢?这里采用在采购入库后根据付款支付单生成费用单据(类型为货款抵扣),然后在结算单生成时获取这部分费用单据体现在结算单中即可。 场景二:当供应商不合作或合作模式发生变化了,有预付款余额未抵扣(即我们预付的款项仍有余额)则需要找供应商收回此部分金额。为了规避我们公司的风险,此部分单据默认是采用非货款抵扣方式即供应商需要汇款给我们,在财务审核时可以根据实际情况修改(非货款抵扣修改为货款抵扣)。

总结

如果单独看以上的预付款与质保金的介绍非常简单,但是在产品规划设计时不仅要考虑实际的业务场景,还要考虑全流程的合理性(合同、采购、结算、凭证等),这样开发出来的财务管理系统才是可用的,最后才能被用户接受。

我这里只是根据经验进行了简单的总结,希望能够对你有帮助,最后感谢大家的阅读。

声明:本人水平有限,书写电商财务系统系列的目的是个人的总结,同时希望看到此文章的人能够给出建议, 在此感谢!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

本文由 @倔强的大萝卜 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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